如何锻炼职场沟通力

职场中的沟通,要先厘清当事者彼此之间的关系,再开启对话,接着谨慎选择措辞、组织内容,尽量拉近彼此之间的理解,避免误会产生

【财新网】(专栏作家 陈嫦芬)沟通,是人与人之间意识的流通。沟通是我们每天都在进行的活动,然而做好却不容易;因沟通不良所导致的摩擦与冲突比比皆是。在职场里,我们与他人之间的沟通是否顺畅、感觉是否愉悦,直接影响到我们在工作上的表现与成果。在生活中,我们与人往来关系的好坏,也要仰赖沟通技巧的高下。

在工作会议时,我通常先是静心听部属讨论,而不下指导棋。等到多数同事都发表意见并互相点评后,我再分享自己的观点与经验;尽可能地让部属发表看法、展现才干、锻炼表达自我的勇气,也借此观察同事潜能。经常锻炼“沟通能力”对团队高效协作有实质性的帮助。职场中的沟通必须讲究方法和礼节,这与寻常日子里和至亲好友的随性沟通差别很大。工作场所中的沟通原则,要先厘清当事者彼此之间的关系,再开启对话,接着谨慎选择措辞、组织内容,尽量拉近彼此之间的理解,避免误会产生。这样才能与同事或客户应对通畅,更有利于展现自己的才华。

无论是日常沟通还是职场沟通,最大的挑战均在于如何克服“认知差异”。人们在认知上有先天差异,主要是听话人会依据个人的身心状态与过往经历,解读说话人想表达的信息,但听话人的解读未必完全符合说话人的本意,俗话讲“言者无意,听者有心”,这是人际沟通里常见的情境、是办公室里常有的挑战。即便说话者自认讲得再清楚,若信息接收方无法完整且精准地接收说话者的原意,也是枉然。要想缩小彼此之间的认知差异,进而建立相互“信任”,必须倚靠“高效的表达能力”。这不仅与“词汇、句型、内容结构”息息相关,“提问”的技巧及“肢体语言”的适切程度,也会影响沟通的成效。

想学好“沟通”,得先牢记“沟通”是为了流通人与人之间的意识,好的沟通让双方意识的发出与接收都畅通无碍。所以,说话人要用心将自己的意识藉由语言或其他媒介传给对方,同时用心接收对方所传送过来、代表他意识的语言或其他媒介。我要用口语或肢体动作反馈对方我对信息的了解程度,让对方放心继续说下去或适时补充改正,直到确认我准确了解对方的本意为止。反过来说,我也要请对方反馈是否充分了解我的真义,以确认我应该继续说明或回头补充。

经常找人练习沟通,锻炼自己面对任何人时都能自在地说出心中的话,同时了解对方心中的意图,是培养沟通能力的基础功夫。虽然商场上充斥着尔虞我诈,但每个人仍渴求找到能够信任的对手,成为长期伙伴。信任的基础源自于沟通所带来的相互了解,换句话说,把握沟通的机会,就能广泛地与人建立信任关系,这不但是职场上的关键技能,也是毕生事业的根基。

人生处处都需要沟通,这是我们应该一辈子关注的课题。在未来的连载里,我将谈到人与人传递的信息中所蕴含说话人自己的“关系角度”与“内容角度”。信息的内容,也与说话人本身“词汇选择”与“句型结构”的使用习惯密切相关。此外,我会分享若干职场沟通上常见的困惑,期许对认真打拼的上班族们有所帮助。最后,我也会建议出席社交场合时应遵守的原则与应对方略。

我在瑞银投行服务时,承办大型企业IPO(上市公开发行股票)的案件,是我们主要的业务之一。在正式上市前,我们银行团会负责带着公司团队到全球Road Show(路演),向投资人推荐公司。在此之前,公司团队必须与我们一起准备近千个问题与答案,并且要确认大家的中英文表达都能顺畅。银行里几十位分析师日夜不停歇地精化Q-List (提问清单),做足准备,以便让公司的领导们会见各投资机构时,能够应付裕如。

这是企业上市程序中必经的辛苦历程。无论首席执行官与高级主管们的资历如何丰厚,都一样得接受投资银行的魔鬼特训。国际资本市场是规范严谨的募资中心,从业者都聪智谨慎,想从这些专家处获得所需的资金,必须熟练掌握资本市场的语言,并充分沟通企业的真实状况,才有机会获取优质的募资成果。

阿里巴巴轰动上市,引起全球关注。这起极具历史意义的上市案,对国际投资银行业界而言,是兵家必争之地,是各家银行力搏的重要指标案件。

媒体报道里,马云先生在纽约证交所敲钟的画面无限风光。很多人可能认为阿里巴巴业绩优异、马先生运筹帷幄身经百战,推出这样的发行案件并非难事。然而,阿里巴巴曾被置疑为销售仿冒品的交易平台,其承销银行创办团队设计的分红原则是否符合大陆法规也要再三斟酌,若哪家投资机构真有兴趣投资阿里巴巴,决策不可不慎。

马先生身为阿里巴巴的创办人兼董事长,想邀请全球顶级投资机构成为公司的股东,就必须将企业尽量真实地推荐出来,这是项异常艰巨的挑战。我相信,马先生与他的团队必然耗费了大量时日,接受各方专家与顾问的咨询意见,日以继夜地跟着承销银行团队反复演练如何与世界级机构投资者“沟通”的内容与方式,务求严谨诚挚,最终说服对方确认投资。承销银行规划出的关键机构投资者需要优先联系,若无法取得他们对该案件的认同,后续结果将会受到严重影响,比如承销价格的订定及发行配售的策略。为确保以最有利的价格上市交易,马先生的团队必须准备万全,力求一击成功。

在承销银行的精心策划下,马先生及阿里巴巴各部门高管在全球金融重镇进行“路演”。众所周知,马先生思虑严谨且英文流畅,即便如此,他仍会被要求参与每场演练测试,以尽力完善准备工作。马先生与他的幕僚每天奔赴八至十场会议,与投资机构的负责人会面,努力说明公司的情况。精明老练的国际机构投资人,提问深入且犀利是预料中事。实际路演时,承销银行的人员按惯例不能陪同与会,马先生及其团队成员表现得好坏,比如应对是否得宜、沟通是否顺畅,就全靠事前万全准备、临场机变应对了。

“沟通”二字很容易理解,然而很少人会满意自己的表现;马先生如此善于公开演说,在“路演”前都得“闭关修炼”,可见在重要的场合,沟通的严肃性与难度都不容小觑。

本文节选自作者所著《“芬”解上班族──全相职场素养课》。

作者为资深国际投资银行家,现任教于北京大学光华管理学院、清华大学经管院MBA、EMBA,及台湾大学财金系。更多内容请关注陈嫦芬微信公众号《芬解上班族》及喜马拉雅FM电台节目《卓越之路》。

  • 作者:财新网
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