□杨勤华

首先，上下关系的处理要理性得体。办公室作为企业对内和对外的窗口部门，与之打交道的人和事非常多，也非常杂，如何处理好方方面面关系考验着办公室管理者的智慧和能力。一个优秀的办公室管理者，在处理各方面关系时能够做到既保持必要的工作情谊，又能做到理性和找准自己的位置。

作为办公室管理者要懂得与人沟通的艺术，善于沟通往往会获得事半功倍的工作效果；反之，与上级沟通不畅，可能会错误领会领导意图，工作执行起来自然不会取得预期成效。与部门和单位沟通不畅，有时会造成不必要的麻烦，影响了彼此之间的正常工作关系。另外，在对外交往中，倘若不善于沟通，不但不能很好地增强彼此之间的关系，或协调好有关工作，更会有损单位的形象、信誉和利益。那么，如何做到善于沟通呢？笔者以为：一靠工作实践，日常工作中要学会细心观察，练就良好的语言表达能力；二靠学习和锻炼，通过学习积累和主动锻炼，让自己沟通能力尽快提升起来；三靠善于借鉴，通常领导沟通能力都比较强，这与他们多年的养成有关，不妨向领导和那些沟通能力强的同事借鉴，从他们沟通的方式方法中找到适合自己的沟通方法。

身为办公室管理者，最需要注意的一点是对任何人都要一视同仁，不能搞团团伙伙，更不能搞勾肩搭背，因为过于同某一个人亲近往往导致工作的误解，私人之间的情谊不要带到工作之中。办公室管理者必须围绕企业决策层领导的布置不折不扣地安排好工作，只有如此才能得到决策层的信任；同时还要敢于将自己的意见和想法表达出来，一味当传声筒、和稀泥而没有主见，不是一个称职的办公室管理者，也不会得到领导真正的信任和依托。在与部门和单位相处中，办公室管理者要用圆融的手法坚持按照规定和原则办事，在处理具体事务中，遇到矛盾和不理解时，要及时沟通，防止矛盾激化。尤其是在上传下达时，要根据不同对象，采用不同方式善于表达，切忌用咄咄逼人的语气和高高在上的姿态。

其次，日常工作的安排要计划合理。办公室工作用多和杂概括较为贴切，但是，作为管理者事无巨细都要做到细致认真，牢记于心。如果管理不当，没有合理的计划，没有行之有效的执行，就会经常被各种事务搞得晕头转向。如何做到忙而不乱？首先，要有一套切实可行的制度并坚决执行，办公室工作中的通病就是管理者事必躬亲，凡事装在自己的脑子里，其他人不知道自己该干什么。改变这种状况，必须做到分工明确，年度工作要有计划、有目标、有考核。其次，日常工作可以每周围绕决策层的布置制定一次，一旦因突发事务需要调整，办公室内部必须及时通气，防止在执行中出现被动。第三，作为管理者，一定要善于让别人来分担你的工作，不要事无巨细，都由一人独揽，那样既不利于内部团结，也降低了工作效率。

第三，时间掌握和运用要善于规划。通常，办公室人员总是有时间不够用的感觉，如何用尽可能少的时间办尽可能多的事？不妨从三个方面着手思考：一是有的事务是否可以取消？管理者要静下心来找出哪些事根本不必做，哪些事做了是浪费时间。如果有些事务不做也不会有任何影响，那么，就应该立刻停止。二是有些事务是否可以合并？把能够合并起来的事尽量合并到一起办，既简洁又高效。三是有些工作是否可以代替？在接受任务时先思考一下如何进行优化，用费时少的办法代替费时多的办法达到同样的目的。

第四，日常管理和考核要体现绩效。办公室工作的日常管理必须要有考核的手段，通常办公室各岗位工作可分定性与定量，即全员绩效管理中所指的非权重和权重指标。定性，就是对人与事的特性进行鉴别和确定。定性分析带有较强的主观性和事务性。定量就是对能够用量化指标确定人的功能特性或人的效率特性的确定。办公室工作既有定性亦有定量。为了体现办公室工作的业绩和贡献，可以通过制定办公室组织绩效考核办法，将定量和定性作为权重和非权重指标一一进行细化，做到清晰明了，并制定每个岗位的员工绩效考核细则，通过考核既激励员工爱岗敬业，又便于办公室管理者发现各岗位工作中存在的问题和不足，及时制定整改方案并做好督促岗位整改。

第五，保密工作要重在选人用人。办公室接触到的保密事项比较多，尤其是办公室的管理者、文秘人员更是经常接触到一些涉及企业机密的保密事项。对于一个企业来说，如果技术机密、设备机密、科研成果机密、商业机密以及人事机密等一旦被泄露，就极有可能对企业造成经济损失或形成被动，因此，保密工作尤为重要。如何增强保密工作？其一，人选要合适，办公室是个重要部门，在选人用人时首先必须考虑所选入的人是否沉稳、组织纪律性强。其二，所选择的人员进入办公室后，必须学习有关保密法规，让其牢记哪些能说、那些不能说或不能透露，从一开始就养成遵守保密原则的良好习惯。其三，对于违反保密原则的人员不能姑息迁就，要坚决查处，既让本人受到处理，又让他人受到教育，必要时将泄密者调离办公室。其四，要开展保密考核，通过考核，既警醒岗位人员牢记保密原则，又提高大家遵守保密法规的积极性。

第六，综合培训要长效不间断。办公室工作人员虽然见多识广，但是未必不需要给自己充电，尤其是办公室管理者在对外和为领导提高决策参考时，更需要理论和实践两个方面融合和总结出的智慧火花。另外，办公室人员如果不经常性接受学习培训，往往会丢失掉一些好的品性而变得过于圆滑或纪律松弛。况且，随着企业改革的不断深入，新的理念、新的知识、新的管理模式等等都需要及时学习掌握，否则就无法继续胜任本职工作。因此，必须经常性地开展一些培训，包括政治理论、法律法规、廉洁教育、文明素养、办公室业务、企业文化、保密知识、安全常识、道德修养等等，通过多方面的综合培训，避免一些习惯性毛病的发生，更避免违法违纪行为。同时，通过培训可以进一步提高办公室人员的整体综合素质，使他们在工作中更加得心应手。

（作者单位：铜陵有色安庆铜矿）

办公室作为企业的重要职能部门，是上下沟通、左右协调、信息传递的纽带和中枢，更是领导的“智囊”。身为办公室管理者和一般工作人员，必须有较高的个人素质，日常工作中既能坚持原则又能圆润处理事务，且还能做到处事低调和保密性强，以及具有较高的工作效率。