申请者在接受方圆集团公司的检查之前，要积极配合方圆集团公司提供有关的文字材料，并在检查现场、设施以及人员等方面给予配合。

（1）文件准备

企业在接受认证机构的检查之前，应当准备齐全《GAP控制点和符合性规范》要求的所有文件，若是第一次接受检查，须保存三个月以上的完整农事活动书面记录，包括产品的可追溯性文件。这些文件和记录以证明申请方确实进行了GAP操作。

具体文件要求如下：

质量手册（以单个农业生产经营者申请时手册非必须）

规程文件

农事活动记录

风险分析记录

检测结果（农药残留检测报告，当有清洗用水时须提交水质检测报告）

（2）地点和设施的准备

作物生产地块、设施、场所；进行GAP生产和加工的标志（牌子）；生产环境的卫生情况；工人的福利状况；对生产过程中可能出现的紧急事故的处理能力；对GAP控制点的遵从情况；是否能够有效地防止农业操作过程中的交叉污染；GAP产品和其他产品的隔离措施以及地块的准备等等。

（3）人员的准备

主要是管理人员、内部检查员和生产加工人员对GAP标准理解，以及根据标准活动的实施情况。